Teilnahmebedingungen / AGB zur virtuellen Veranstaltung: DIGI-VER

Geregelt sind die Miete von virtuellen Messeständen sowie Vortragsslots im Rahmen der DIGI-VER zum Zwecke der Präsentation von Produkten und Leistungen. Auch Zusatzleistungen, die in diesem Rahmen erbracht werden, unterliegen diesen AGB.
Die Teilnehmenden bestätigen, dass sie mit der Teilnahme als Aussteller/in, Sponsor/in oder Speaker der DIGI-VER gewerbliche Ziele verfolgen und diese Vereinbarung in ihrer Tätigkeit als Unternehmer/in (im folgenden „Vertragspartei“) mit dem Veranstalter KR Informationsdienste UG, Eschenburgstr. 7, 23568 Lübeck (im folgenden „Veranstalter“ bzw. „DIGI-VER“) treffen.

Die konkrete Leistungsbeschreibung ergibt sich aus diesen Teilnahmebedingungen und den Angaben im Anmeldeformular. Angebote der DIGI-VER auf Anfragen sind freibleibend und unverbindlich.

Die Veranstaltung DIGI-VER „Digitale Kongressmesse für Verbände, Vereine und Organisationen“ werden von KR Informationsdienste UG veranstaltet.

1. Zustandekommen des Vertrags

1.1 Die Vertragspartei bestellt mit der Übersendung des vollständig ausgefüllten elektronischen Anmeldeformulars einen virtuellen Messestand sowie zugehörige Leistungen gemäß Beschreibung.

1.2 Die DIGI-VER AGB werden von der Vertragspartei mit der Online Anmeldung verbindlich anerkannt. Die Anmeldung ist für die Vertragspartei bindend. Der Vertrag zwischen der Vertragspartei und der KR Informationsdienste UG kommt mit der vollständigen Zahlung der Teilnahmegebühr zustande.

2. Leistungen der DIGI-VER

2.1 Die Vertragspartei erhält nach Vertragsabschluss und Zahlung der Teilnahmegebühr den Zugang zu ihrem virtuellen Messestand. Mit der Übersendung der Zugangsdaten kann sie für die Dauer der Veranstaltung das DIGI-VER eigene CMS nutzen. Die Vertragspartei kann nach Bedarf ihren virtuellen Messeauftritt jederzeit eigenständig gestalten. Die Zuweisung der Position des virtuellen Messestands im virtuellen Ausstellungsbereich und im Messekatalog erfolgt durch die DIGI-VER Organisation. Die Vertragspartei hat keinen Anspruch auf eine bestimmte Platzierung ihres Messestands.

2.2 Nach Vertragsabschluss erhält die Vertragspartei folgende Leistungen der DIGI-VER:

• Überlassung des virtuellen Messestands ab Vertragsschluss bis einschließlich Ende der Veranstaltung
• Kontaktdaten aller Besucher ihres virtuellen Messestands nach Ende der Veranstaltung
• Neutrale editierbare Standtemplates als PSD Dateien (Photoshop) für die Gestaltung ihres individuellen Messestandes
• Je nach Buchung des Paketes -1 Speaker-Slot während der DIGI-VER
• Anmelde- und Teilnahmeliste zu ihrem Vortrag im Rahmen der DIGI-VER inkl. Kontaktdaten der Teilnehmenden
• Einbindung eines Kontaktformulars am virtuellen Messestand

Weitergehende Leistungen werden von der DIGI-VER Organisation kostenpflichtig angeboten.

2.3 Die Vertragspartei hat auf eigene Kosten sicherzustellen, dass sie die technischen Voraussetzungen für ihre DIGI-VER Beteiligung erfüllt. Insbesondere stellt sie sicher – sofern sie einen Online Vortrag plant – dass sie alle Voraussetzungen erfüllt, um ihren Vortrag im Rahmen der Webkonferenzen pünktlich und reibungsfrei abzuhalten.

2.4 Nach Erhalt der Auftragsbestätigung wird die Vertragspartei durch E-Mailings über weitere Einzelheiten der Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Messe und der Webkonferenzen unterrichtet.

2.5 Die Vorträge im Rahmen der DIGI-VER werden vom Veranstalter aufgezeichnet und für die Dauer der DIGI-VER gespeichert. Die Vertragspartei gewährt dem Veranstalter das vollumfängliche Recht, diese Aufzeichnungen – oder Teile davon – allen Besuchern bis zum Ende der Veranstaltung kostenfrei zur Ansicht zur Verfügung zu stellen sowie für folgende DIGI-VER Veranstaltungen als Werbemedium zu nutzen.

2.6 Um einen Vortrag im Rahmen der DIGI-VER zu halten ist es zwingend erforderlich, an einer der von DIGI-VER Organisation organisierten Online-Generalproben teilzunehmen, um den organisatorischen Ablauf abzusprechen, die Technik zu prüfen und eine Einweisung in die Nutzung der Konferenz-Plattform zu erhalten. Nimmt die Vertragspartei nicht an einem der angebotenen Termine zur Generalprobe teil, verliert sie ihren Anspruch auf einen Vortrag im Rahmen der DIGI-VER sowie auf den Erhalt der Anmeldedaten der Besucher.

3. Pflichten der Vertragspartei bei optischer und inhaltlicher Gestaltung und Betrieb des virtuellen Messestands

3.1 Für sämtliche Inhalte ihres virtuellen Messestands, seien es z.B. Texte, Grafiken, Verlinkungen, Katalogeinträge oder Konferenz-Ankündigungen trägt die Vertragspartei die alleinige Verantwortung, Rechte Dritter nicht zu verletzen. Sie stellt den Veranstalter von Ansprüchen Dritter frei, die aus der Ausführung des Auftrages, auch wenn sie storniert sein sollte, erwachsen. Der Veranstalter ist nicht verpflichtet, Eintragungen und Inhalte daraufhin zu überprüfen, ob sie Rechte Dritter beeinträchtigen oder ob sie den wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Sollten Dritte Ansprüche gegen den Veranstalter wegen der rechtlichen bzw. wettbewerbsrechtlichen Unzulässigkeit des Eintrages geltend machen, so stellt die Vertragspartei den Veranstalter von sämtlichen geltend gemachten Ansprüchen einschließlich sämtlicher Kosten notwendiger Rechtsverteidigung auf erstes Anfordern frei.

3.2 Wenn ein LiveChat genutzt wird, verpflichtet sich die Vertragspartei, während der gesamten Laufzeit der DIGI-VER, den LiveChat an ihrem virtuellen Messestand in der „Messe-Öffnungszeit“ online zu besetzen und in dieser Zeit Anfragen von Besuchern zu beantworten.

3.3 Die Vertragspartei gestattet dem Veranstalter die Verwendung ihres Logos sowie die von ihm im Rahmen der DIGI-VER bereitgestellten Informationen und Medien zum Zwecke von Werbemaßnahmen für diese und zukünftige Veranstaltungen.

4. Anmeldebestätigung, Stornierung der Teilnahme

4.1 Die Vertragspartei kann bis 14 Tage nach Zugang der Anmeldebestätigung ohne Begründung von ihrer Teilnahme kostenfrei zurücktreten. Der Rücktritt ist schriftlich beim Veranstalter anzuzeigen.

4.2 Sollte eine wirtschaftliche Durchführung der DIGI-VER aufgrund zu geringer Teilnahmezahlen unmöglich sein, kann der Veranstalter vom Vertrag zurücktreten und die Veranstaltung absagen. Der Veranstalter wird dann die Vertragspartei umgehend informieren und eventuell bereits gezahlte Teilnahmegebühren vollständig rückerstatten. Weitergehende Ansprüche der Vertragspartei sind ausgeschlossen, soweit der Veranstalter nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last liegt.

4.3 Muss die DIGI-VER aufgrund nicht vorhersehbarer höherer Gewalt abgesagt werden, tragen die Vertragspartner ihre bis zu diesem Zeitpunkt entstandenen Kosten selbst.

5. EU DSGVO – Google Analytics

5.1 Im Rahmen der DIGI-VER erhebt die Vertragspartei persönliche Daten der Besucher – somit unterliegt die Vertragspartei den Pflichten der EU DSGVO und muss eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Veranstalter treffen. Eine entsprechende Vereinbarung wird der Vertragspartei mit der Anmeldebestätigung zugesandt.

6. Zahlung und Fälligkeit

6.1 Alle genannten Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

6.2 Der Rechnungsbetrag ist 10 Tage nach Erhalt der Rechnung fällig. Gerät die Vertragspartei in Verzug, ist der Veranstalter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 5% p.a. einzufordern.

6.3 Erst nach Zahlungseingang der vollständigen Teilnahmegebühr erhält die Vertragspartei den Zugang zum DIGI-VER -CMS, über das sie ihren virtuellen Messestand und den Katalogeintrag verwaltet. Der Veranstalter behält sich vor, diesen Zugang zu sperren, wenn der Rechnungsbetrag nicht bis zum unter 6.2 genanntem Fälligkeitstermin auf dem Konto des Veranstalters eingegangen ist.

6.4 Fertigstellung des virtuellen Messestands durch die Vertragspartei
Die Vertragspartei bestätigt, dass sie ihren virtuellen Messestand bis zwei Tage vor Veranstaltungsbeginn sowohl grafisch, als auch mit Inhalten befüllt. Der Veranstalter behält sich vor, im Falle des Termin-Verzugs und der Nicht-Befüllung den virtuellen Messestand der Vertragspartei zu deaktivieren.

6.5 Einreichung der Vorträge für die DIGI-VER
Die Vertragspartei bestätigt, dass sie Titel und Kurzbeschreibung ihrer Fachvorträge samt einem Foto des Referenten / Speakers bis spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn einreicht. Der Veranstalter behält sich vor, im Falle des Termin-Verzugs der Vertragspartei ihr Anrecht auf den Speaker-Slot zu entziehen. In Absprache mit dem Veranstalter können Titel, Beschreibung und Referent im Ausnahmefall verändert werden.

7. Sonstiges

7.1 Der Veranstalter behält sich Änderungen und Ergänzungen vor, welche die technische Plattform sowie den Datenschutz betreffen.

7.2 Dieser Vertrag und sämtliche Verpflichtungen, die sich daraus ergeben, unterliegen deutschem Recht. Gerichtsstand und Erfüllungsort ist Berlin. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen oder eine Bestimmung im Rahmen sonstiger Vereinbarungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird dadurch nicht die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen berührt. An ihre Stelle soll eine angemessene Regelung treten, die der Absicht der unwirksamen oder fehlenden Bestimmung am ehesten entspricht.

(Stand: 02/2021)